Komunikasi merupakan kemampuan yang sangat penting dalam kehidupan sehari-hari dan pekerjaan. Kemampuan pegawai dalam berkomunikasi sangatlah dibutuhkan, khususnya dalam menyampaikan dan menerima pesan atau informasi secara jelas. Pegawai yang memiliki kemampuan yang tinggi dalam berkomunikasi, memiliki kecenderungan untuk bekerja lebih efisien karena dapat menerima arahan dan bekerja sesuai dengan tujuan dan obyektif dari perusahaan. Namun, pada kenyataannya masih banyak orang yang tidak mampu berkomunikasi dengan baik sehingga dapat menyebabkan permasalahan yang besar. Salah satu hal yang menyebabkan proses komunikasi menjadi terhambat adalah karena adanya communication gap.
Communication gap merupakan istilah yang digunakan ketika terdapat perbedaan pemahaman arti pesan antara pengirim dan penerima pesan. Keith Davis, salah satu pencetus teori komunikasi menyatakan bahwa komunikasi merupakan proses interaksi yang terjadi saat pengirim pesan (sender) menyampaikan informasi dan penerima pesan (receiver) dapat menerima dan memahami informasi yang disampaikan. Communication gap dapat terjadi karena adanya gangguan (noise), perbedaan dan adanya ‘penghalang’ ketika proses penyampaian pesan atau informasi berlangsung.
“10% of conflict is due to difference in opinion and 90% is due to delivery and tone of voice”
Faktor gangguan yang dapat mengganggu proses komunikasi berupa suasana, ambiens, suara dan hal-hal eksternal lainnya yang terdapat disekeliling sender dan receiver. Selain meminimalisir gangguan melalui penentuan lokasi dan suasana komunikasi yang tepat, seseorang dapat melatih kemampuannya untuk dapat berkomunikasi dengan lebih rileks, fokus dan melatih konsentrasi untuk meningkatkan kemampuan yang disebut dengan inner silence. Di saat kita berbicara dengan orang lain, upayakan untuk selalu dalam kondisi rileks dan tidak tegang. Kurangi fokus terhadap permasalahan dan hal negatif dari pembicaraan, sehingga fokus dapat digunakan untuk mencari solusi atas permasalahan dan hal positif lainnya. Dalam posisi rileks dan fokus kepada pembicara, lama kelamaan diri kita akan terbiasa untuk membangun inner silence, yaitu kondisi dimana pikiran dan jiwa kita berada dalam situasi yang tenang dan dapat mengurangi gangguan komunikasi yang datang dari luar.
Selain faktor gangguan, proses komunikasi dapat terjadi dikarenakan adanya perbedaan antara sender dan receiver. Contoh konkritnya adalah saat seorang pimpinan perusahaan berkomunikasi dengan pegawainya yang terpaut jenjang usia yang cukup jauh. Tentunya terdapat tantangan dalam menyampaikan pesan dan arahan dikarenakan terdapat perbedaan-perbedaan, seperti cara pandang, pengalaman, umur, gaya bahasa, pemikiran dan nilai internal pimpinan tersebut dalam menyampaikan pesannya kepada pegawainya sehingga dapat mengakibatkan perbedaan pemahaman yang diterima oleh pegawai. Apabila kita tidak memiliki kemampuan yang cukup dalam memahami hal-hal tersebut, maka kita akan sulit untuk memahami informasi dan menjawab ekspektasi yang disampaikan oleh lawan bicara. Kita dapat membiasakan diri untuk melatih kemampuan mengobservasi bahasa non-verbal dan deep listening dari lawan bicara kita.
“The biggest communication problem is we do not listen to understand, we listen to reply”
Dalam berkomunikasi, kita tidak hanya memahami pesan yang disampaikan melalui verbal, namun juga bahasa non-verbal yang biasanya dikeluarkan dalam bentuk bahasa tubuh. Mimik muka, gerak bibir, mata dan anggota tubuh lainnya adalah bahasa yang paling jujur dan dapat menunjukkan maksud dan tujuan asli lawan bicara di saat berkomunikasi. Tidak hanya komunikasi non-verbal, seseorang harus dapat melatih kemampuan mendengarkan secara mendalam (deep listening). Ya, komunikasi bukan hanya soal berbicara, tapi juga bagaimana kita bisa mendengarkan lawan bicara dengan baik dengan mendengarkan setiap kata-kata yang disampaikan. Hal ini dikarenakan di setiap kata yang diucapkan lawan bicara, seringkali terdapat makna tersirat yang memerlukan pemahaman dan pendengaran yang mendalam agar mengerti arti sebenarnya.
Communication gap juga terbentuk karena adanya ‘penghalang’ yang menghalangi proses pengiriman pesan. Dalam dunia perkantoran biasanya faktor penghalang yang menjadi masalah adalah penghalang fisik, persepsi, emosi, bahasa, budaya dan hubungan interpersonal. Penghalang fisik seperti dinding, pintu yang tertutup, jarak antar pegawai dapat menyulitkan para pegawai untuk berkomunikasi dengan lebih santai dan baik. Selain penghalang fisik, setiap pegawai memiliki persepsi yang berbeda-beda sesuai dengan yang pernah dialaminya. Persepsi antar pegawai yang berbeda dapat disatukan melalui proses komunikasi yang rutin, seperti mengadakan rapat atau pertemuan secara reguler untuk menyamakan persepi. Selain itu, pegawai yang takut, tidak bahagia, tegang dan tidak percaya dapat membentuk adanya penghalang emosi dan berdampak pada tertutupnya lajur komunikasi yang jelas dari dalam dirinya. Penghalang lainnya tercipta dari bagaimana seseorang tumbuh dan berkembang, yaitu faktor bahasa, budaya dan interpersonal seseorang. Cara yang paling tepat untuk mengurangi halangan ini adalah dengan memahami latar belakang dari lawan bicara kita, termasuk bahasa, budaya dan nilai-nilai yang dipegang oleh lawan bicara kita.
Banyak yang mengartikan kemampuan komunikasi sama dengan kemampuan berbicara dan berinteraksi dengan sesama. Banyak pula yang memandang bahwa berkomunikasi itu mudah karena kita sebagai manusia sudah diajarkan berkomunikasi sejak kecil. Tetapi nyatanya, masih banyak hal yang perlu dilatih agar kita dapat berkomunikasi dengan lebih efektif dan mengurangi communication gap yang terjadi.
